Selon la dernière étude de l’Observatoire de l’Infobésité professionnelle, il est constaté une augmentation exponentielle du nombre de courriels à traiter au travail. Face à cette problématique croissante, la Caisse nationale des allocations familiales a décidé d’agir en prenant le sujet en main. Ainsi, une expérimentation est actuellement en cours au sein d’une des caisses pour trouver des solutions efficaces afin de gérer cette surcharge d’informations.
Les multiples outils de communication en entreprise : entre avantages et inconvénients
Depuis l’avènement de la crise du Covid-19 et l’essor du travail hybride, les outils de communication se multiplient et se superposent au sein des entreprises. Sarah Lemoine nous éclaire sur cette tendance.
franceinfo : Cette accumulation des outils numériques dans les entreprises, pour les personnels, c’est parfois pour le meilleur, et souvent pour le pire ?
Sarah Lemoine : Selon la deuxième étude de l’Observatoire de l’Infobésité, cette accumulation d’outils se révèle à double tranchant. Cette étude repose sur les pratiques réelles d’une dizaine d’entreprises, qui ont fourni les métadonnées des communications numériques de 10 000 collaborateurs, offrant ainsi une vision inédite de leur quotidien professionnel.
On constate une augmentation du nombre de mails reçus. En moyenne, un salarié en reçoit 104 par jour, contre 205 pour un manager et 342 pour un dirigeant. Ces mails sont souvent traités en moins d’une heure, et les connexions en dehors des heures de travail se multiplient.
La gestion de la boîte mail devient un véritable défi, d’autant plus que la tendance à la multiplication des réunions (6h30 par semaine pour un salarié et jusqu’à 23h pour un dirigeant) s’intensifie.
En parallèle, les salariés ne sont pas toujours familiers avec les outils collaboratifs déployés depuis la crise du Covid-19 ?
Les plateformes telles que Teams, qui permettent de créer des discussions par équipe, ne sont pas toujours adoptées par les salariés. Selon les métadonnées de l’étude, deux tiers des salariés ne les utilisent pas, malgré la promesse initiale qu’ils remplaceraient les mails.
Cette non-appropriation des outils collaboratifs contribue à complexifier la communication en entreprise et crée une fracture numérique entre les utilisateurs avertis et les autres, qui observent sans forcément participer. Cette infobésité, si mal gérée, peut avoir des répercussions sur la charge de travail, la santé mentale et la productivité des employés.
Les entreprises prennent-elles conscience de cette problématique ?
La Caisse nationale des allocations familiales mène actuellement une expérimentation à ce sujet. En analysant les métadonnées des échanges numériques de 200 salariés travaillant dans une caisse en région, elle confirme la prédominance du mail au détriment des outils collaboratifs, davantage utilisés par les managers.
Ces résultats permettront d’élaborer des plans d’action d’ici la fin de l’année, explique Emmanuelle Maury, en charge de la transformation numérique à la CNAF. L’objectif est de repenser les usages pour améliorer l’efficacité des échanges, réduire la charge mentale et les sources de stress, tout en visant la sobriété numérique face à la quantité de mails stockés ou non ouverts.
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